Office 365 y el respeto a sus colaboradores

Hola a todos.

Fijemos el siguiente punto de partida: en las empresas es muy difícil que el 100% de los colaboradores coincidan en la misma franja horaria laboral para poder gestionar correo u otras aplicaciones de mensajería durante el mismo horario.

En 2018, en Francia, se aprobó la ley del derecho a la desconexión del trabajador, y se prohibía a una empresa enviar mails y mensajes a partir de una hora determinada.

En realidad, la medida arroja una solución a la siguiente problemática que sucede a menudo:

Tras un día lleno de reuniones con clientes, colaboradores, queda poco tiempo para gestionar y poner en marcha todo lo acordado en un horario laboral de 8h, y tras las obligaciones familiares, el momento libre son las 23 h, una hora que viene perfecta para escribir, planificar y organizar el día siguiente. De este modo puedes liberar tu mente para que puedas descansar mucho mejor.

Entonces sucede que, casi sin darte cuenta, estás mandando mails o mensajes instantáneos a toda la empresa.

Existe la posibilidad de que, a alguno de los colaboradores, el teléfono le reproduzca algún tipo de sonido, incluso acompañado de la típica vibración que retumba en el silencio de la habitación mientras duermes.

Si hay insomnio de por medio, la persona que no puede conciliar el sueño a causa de la vibración que resonó en la cómoda, se acuerda especialmente del que ha enviado el mail, mensaje.

No sé si os habrá pasado, en nuestro caso sucedía. ¡Gracias a Microsoft Office 365 tenemos solución!

¿Qué hacemos para respetar los horarios? Mediante dos métodos que hemos aplicado en el día a día y para todos los colaboradores:

  1. Retrasar entrega: gracias a Outlook, podemos siempre definir fácilmente “retrasar la entrega“ en el menú de opciones del mensaje y cada empresa debe definir el horario lógico de entrega de mensajes. En mi opinión y para nuestro tipo de empresa (agencia de comunicaciones Vodafone para empresas), considero que de 8 a 19 h debe cubrir la mayoría de los casos para respetar el descanso de los colaboradores.
  2. Mensajería instantánea: restringir horario de recepción de notificaciones. Debemos reconocer que la mensajería está siendo muy útil en todos los ámbitos profesionales ya que ayuda a reducir el total de correo. La mensajería solo llega y se va, podemos decir que es efervescente.

Disponemos en Office 365 de una herramienta muy potente, Microsoft Teams.

Microsoft Teams, en la versión App para el smartphone, contiene la opción de personalización de notificaciones. Podemos indicarle entre qué horas se reciben los avisos, incluso qué días de descanso de la semana no se deben recibir.
Estas dos soluciones nos permiten, que todos los perfiles de la empresa puedan seguir gestionando su mail y mensajes en el momento que les va mejor, y respetar también el derecho a desconectar.

Por supuesto existe la opción de apagar el smartphone, cierto, y … ¿Si ocurre un incendio?, ¿Un código rojo?, ¿Cómo lo haces para contactar con la persona que ha apagado su smartphone?

Hoy en día hay que cuidar muchos aspectos en una empresa, uno de los más importantes son las personas con las que formamos equipo.

Respetar el horario de recepción de notificaciones y mail me parece una bonita y sencilla forma de mejorar la vida de los demás.

Muchas gracias por leernos

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